الحفاظ على الوثائق في ديوان الرقابة المالية

عنوان التشريع: الحفاظ على الوثائق في ديوان الرقابة المالية
التصنيف: تعليمات

مادة 1
رقم التشريع: 1
سنة التشريع: 1996
تاريخ التشريع: 1996-01-01 00:00:00

تصنف الوثائق وفق الجداول المرفقة بهذه التعليمات.

مادة 2
تشكل في ديوان الرقابة المالية لجنة رئيسية ولجان فرعية ولجان مساعدة وتحدد مهامها وفقا لما ياتي:
ا – اللجنة الرئيسية:
اولا – تشكل اللجنة الرئيسية على النحو الاتي:
1- مدير المديرية الادارية والقانونية والفنية رئيسا
2- ثلاثة مدراء من اقسام المديرية الادارية اعضاء
والقانونية والفنية.
3- رئيس شعبة نظام وتوثيق عضوا
المعلومات في القسم الخاص.
4- ممثل عن اللجنة الفرعية في عضوا
الدائرة او الفرع التي تتم فيه
عملية تقييم الوثائق.
5- ممثل عن المركز القومي للتخطيط عضوا
والتطوير الاداري.
6- ممثل عن دار الكتب والوثائق عضوا
ثانيا – تقوم اللجنة الرئيسية بما ياتي:
1- وضع الخطط الكفيلة بالحفاظ على الوحدات الوثائقية في الديوان، وتطوير العمل فيه.
2- عقد اجتماعات دورية مع رؤساء وممثلي اللجان الفرعية والمساعدة لدراسة المشكلات التي تعترض سير العمل، ووضع الحلول المناسبة لها، ودراسة المقترحات والتوصيات التي ترفعها.
3- مراجعة وتقييم محاضر اللجان الفرعية لحفظ او اتلاف الوثائق المدرجة في الجدولين المرقمين (1) و(2) المرفقين بهذه التعليمات بعد اجراء التدقيق اللازم عليها.
4- التنسيق مع دار الكتب والوثائق واستحصال موافقته على الامور المتعلقة بالحفاظ او الاتلاف وذلك عن طريق ممثل الدار في اللجنة.
5- رفع تقرير سنوي الى دار الكتب والوثائق عما تم انجازه من اعمال تقييم الوثائق وحفظها وكمياتها المخزونة في الدائرة.
ب – اللجنة الفرعية:
اولا – تشكل اللجنة الفرعية في مقر الديوان على النحو الاتي:
1- موظف لا تقل درجته عن مدير رئيسا
2- ممثلون عن المديرية الادارية اعضاء
والقانونية والفنية لا تقل درجة
كل منهم عن مدير قسم.
3- رئيس شعبة نظام وتوثيق عضوا
المعلومات في قسم تدوين
وتوثيق المعلومات.
ثانيا – تشكل اللجنة الفرعية في دوائر التدقيق على النحو الاتي:
1- مدير عام دائرة نشاط الرقابة رئيسا
والتدقيق.
2- عضوين بمستوى لا يقل عن اعضاء
رئيس هيئة رقابة مالية.
3- الموظفة الادارية المسؤولة عن عضو
اعمال الحفظ في الدائرة.
ثالثا – تشكل اللجنة الفرعية في فروع الديوان في المناطق الجغرافية على النحو الاتي:
1- مدير الفرع في المنطقة الجغرافية رئيسا
2- عضوين بمستوى لا يقل عن اعضاء
رئيس هيئة رقابة مالية.
3- الموظفة الادارية المسؤولة عن عضو
اعمال الحفظ في الدائرة.
رابعا – تقوم اللجان الفرعية بما ياتي:
1- الاشراف على حفظ وصيانة الوحدة الوثائقية في الدائرة وفق الاساليب والاصول المتبعة في الحفظ.
2- وضع الرموز والارقام الخاصة بملفات الدائرة وسجلاتها.
3- مسك سجل بمحتويات الوحدة الوثائقية في الدائرة.
4- تصنيف الوثائق وتقدير مدد واقتراح عناوين جديدة لادخالها في الجدولين المرقمين (1) و(2) المرفقة بهذه التعليمات.
5- تقرير حفظ واتلاف الوثائق المحفوظة في الدائرة بعد مرور المدة المحددة لها في الجداول والحصول على موافقة اللجنة الرئيسية.
6- دراسة القوائم المعدة للحفظ او الاتلاف من قبل اللجان المساعدة بعد التدقيق.
7- كتابة المحاضر الخاصة باجتماعاتها متضمنة قراراتها لرفعها الى اللجنة الرئيسية ودراسة الصعوبات الناجمة عن العمل.
8- الاشراف على عمل اللجنة المساعدة.
جـ – اللجنة المساعدة.
اولا – تشكل اللجنة المساعدة على النحو الاتي:
1- مدير قسم تدوين وتوثيق رئيسا
المعلومات او من ينوب عنه.
2- عضوين او اكثر من موظفي اعضاء
قسم تدوين وتوثيق المعلومات.
3- اثنين من موظفي الخدمة. اعضاء
ثانيا – تقوم اللجنة المساعدة بما ياتي:
1- تهيئة الملفات والوثائق والسجلات التي انتهت مدة حفظها او العمل بها وفق القوائم الملحقة بهذه التعليمات.
2- تنظيم القوائم والنماذج المطلوبة لتقييم الوثائق واتلافها وتقديمها الى اللجنة الرئيسية.
3- رزم الملفات والسجلات وتهيئتها للترحيل الى دار الكتب والوثائق.
4- تسهيل مهمة موظفي الدار وارشادهم الى اماكن حفظ المواد الوثائقية.
5- حفظ الملفات والوثائق في الاماكن المناسبة للحفاظ عليها من كافة التاثيرات والمتغيرات البيئية والطبيعية.
6- تقوم اللجنة المساعدة باعمالها وواجباتها بالتنسيق مع اللجنة الرئيسية واللجان الفرعية في الديوان.

مادة 3
لا يجوز اتلاف الوثائق الاتية:
ا – الوثائق ذات القيمة التاريخية والتراثية والعلمية التي يستفاد منها لاغراض البحوث.
ب – الوثائق التي تحمل معلومات او حقائق عن اجهزة الدولة والتي يمكن ان تستعمل في الدراسات (التاريخية، الاقتصادية، الاجتماعية وغير ذلك من العلوم الانسانية).
جـ – وثائق المجلس الوطني ومجلس الوزراء والوزارات ودوائر الدولة الاخرى، التي تحمل معلومات عن نشاة وتطور هذه المؤسسات وحقائق ومعلومات ذات قيمة بحثية.
د – الوثائق المتعلقة بحقوق الدولة.
هـ – الوثائق القديمة التي لها صفة الندرة.
و – الوثائق المتعلقة بالممتلكات الخاصة بالافراد.
ز – الوثائق ذات القيمة المعلوماتية عن الافراد (اعلام المجتمع) القادة والشخصيات السياسية والفكرية والعلمية والادبية والفنية والمناضلين قديما وحديثا والابطال القوميين ذوي التاريخ الحافل بخدمة المجتمع.
ح – الوثائق ذات القيمة الادارية التي يستفاد منها لاغراض القضاء والادارة.
ط – الاتفاقيات والمعاهدات السياسية والاقتصادية والثقافية والزراعية وغير ذلك من الاتفاقيات المعقودة بين العراق والدول الاخرى.
ي – ملفات وسجلات ووثائق الوزارات والهيئات التي الغيت نهائيا او ادمجت مع غيرها.
ك – وقائع وتوصيات المؤتمرات القطرية او القومية او العالمية التي يشارك بها العراق.
ل – المراسلات الشخصية للشخصيات ذات التاثير في المجتمع قديما وحديثا التي لها قيمة تاريخية او سياسية على العراق او المنطقة.
م – محاضر الجلسات والاجتماعات الرسمية لمجلس الوزراء والمجلس النيابي سابقا، وكذلك مجلس الوزراء والمجلس الوطني.
ن – الوثائق المتعلقة بحقوق الجنسية والاحوال المدنية والملكية العامة والخاصة.

مادة 4
تحدد الوثائق المنصوص عليها في المادة (3) من هذه التعليمات من اللجان الفرعية والمساعدة، وتودع لدى الجهة المختصة قانونا.

مادة 5
يتم اتلاف الوثائق الرسمية الموثقة لعمليات القبض والصرف وفقا لتعليمات وزارة المالية رقم (5) لسنة 1983 وتعديلاتها واية تعليمات تحل محلها.

مادة 6
لا يجوز اتلاف اية وثيقة ما لم يتم التاكد من ان جميع الحقوق والالتزامات المتعلقة بها قد نفذت بالكامل وانتهت قانونا.

مادة 7
تحفظ الوثائق الرسمية المنصوص عليها في الجدول رقم (1) المرفق بشكل دائم.

مادة 8
تحفظ الوثائق الرسمية المنصوص عليها في الجدول رقم (2) المرفق للفترة المحددة لكل منها.

مادة 9
تلغى تعليمات اتلاف الاوراق الرسمية الخاصة بديوان الرقابة المالية لسنة 1983.

مادة 10
تنفذ هذه التعليمات من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية.
جاسم محمد خلف
رئيس ديوان الرقابة المالية

الجدول1
التسلسل نوع الوثيقة
1- القوانين والقرارات والانظمة والتعليمات والتوجيهات التي تنظم العمل في الديوان والجهات الخاضعة لتدقيق الديوان.
2- الاتفاقيات الدولية والعربية التي يكون الديوان طرفا فيها.
3- قرارات مجلس الرقابة المالية.
4- قرارات الهيئة الفنية العامة واللجان الفنية للدائرة النافذة المفعول.
5- الوثائق والمستندات المتعلقة باثبات حقوق الملكية والحقوق العينية المتعلقة بها.
6- الملف الدائم المعدل.
7- التقارير السنوية للديوان (التقرير العام والتقارير الوزارية).
8- سجلات الواردة والصادرة السرية والعادية للديوان.
9- اية وثيقة رسمية يقرر رئيس الديوان عدم اتلافها.

الجدول2
نوع الوثيقة الفترة الزمنية للاحتفاظ بها
1- الحسابات الختامية 10 سنوات
2-اوراق العمل المتعلقة بالحسابات الختامية
– الراي الايجابي 3 سنوات
– الراي السلبي : ثلاث سنوات من صدور الراي 3 سنوات + الراي الايجابي
الايجابي لها.
3- معاملات اعداد الموازنة التخمينية للديوان 4 سنوات
والمراسلات المتعلقة بها والمصادق عليها ومعاملات
المناقلات والاضافات والتعديلات على الموازنة وكل
ما يتعلق بتنفيذها.
4- الموازنات المتعلقة بحسابات الفروع سنتان
5- تقارير نتائج اعمال الرقابة والتدقيق 5 سنوات
6- تقارير كفاءة الاداء والمهام الخاصة 10 سنوات
7- تقارير الزيارات التفتيشية 3 سنوات
8- تقارير الزيارات الميدانية والدورية 3 سنوات
9 – تقارير ممارسة المسؤولية من موقع ادنى سنتان
10- تقارير اللجان التحقيقية واولياتها 15 سنة
11- تقارير اللجان الفنية والتدقيقية 5 سنوات
12-المخابرات والاستمارات والملفات الخاصة بطلبة سنتان
دبلوم مراقبة الحسابات والدورات التي يقيمها
الديوان بعد انتهاء مدتها.
13- المراسلات المتعلقة بالايفادات داخل القطر وخارجه سنتان
14- الاجازات الدراسية والزمالات خارج القطر وداخله سنتان
بعد مضي نصف مدة الاجازة او الزمالة.
15- الدفاتر الامتحانية للدورات سنة واحدة
16- دفاتر الذمة لتسليم بريد الديوان الى كافة دوائر الدولة 5 سنوات
17- المراسلات المتعلقة باجور التدقيق سنة واحدة
18- كافة المراسلات والاوامر الادارية والديوانية سنة واحدة
المتعلقة بشؤون الموظفين المتبادلة بين دوائر الرقابة
والتدقيق ومديرياتها وفروع واقسام الديوان.
19- الاجازات بكافة انواعها 3 سنوات
20- اوامر منح المخصصات 5 سنوات
21- نسخ اوامر الترفيعات والعلاوات 5 سنوات
22 – كتب التبليغات سنتان
23- المراسلات المتعلقة بالاشتراك بالصحف والمجلات سنة واحدة
والنشرات والاعلانات.
24- المراسلات المتعلقة بالاستقطاعات 5 سنوات
25- سجلات الواردة والصادرة لدوائر التدقيق 3 سنوات
26- سجل الدفاع المدني 3 سنوات
27- سجل تواقيع الموظفين سنتان
28- سجل اعمال التصوير والاستنساخ والرونيو والطابعة سنة واحدة
29- سجل متابعة انجاز الحسابات الختامية 3 سنوات
30- محاضر تسلم وتسليم الذمة بين الموظفين 10 سنوات
31- جداول خفارات الدفاع المدني سنة واحدة
32- استمارات الخطة والمتابعة الفصلية والسنوية 3 سنوات
في دوائر وفروع واقسام الديوان.
33- استمارات الاطلاع 3 سنوات
34- استمارات اعداد التقارير 3 سنوات
35- استمارات التصوير سنة واحدة
36- استمارات الاجازات الاعتيادية سنة واحدة
37- استمارات متابعة الاجتماعات الدورية للهيئات سنة واحدة
38- استمارات التقارير الشهرية وحركة تواجد الهيئات. سنة واحدة
39- العقود والكفالات والتعهدات، بعد مضي نصف مدة سنتان
العقد او الكفالة او التعهد.

القائمة المعدة للاتلاف

القائمة1
وزارة: رقم الدائرة : / / /
دائرة: التاريخ : / / /
ت رقم الملفة موضوع الملفة تاريخ فتحها تاريخ غلقها الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو عضو عضو رئيس اللجنة الفرعية
نسخة منه الى /
دار الكتب والوثائق

القائمة المعدة للحفظ

القائمة2
وزارة: رقم الدائرة: / / /
دائرة: التاريخ: / / /
ت رقم الملفة موضوع الملفة تاريخ فتحها تاريخ غلقها الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو عضو عضو رئيس اللجنة الفرعية
نسخة منه الى /
دار الكتب والوثائق

محتويات اوعية الارسال

القائمة3
وزارة: رمز الدائرة : / / /
دائرة: التاريخ : / / /
ت رقم الملفة رقم وعاء الحفظ الملاحظات
منظم القائمة عضو عضو عضو عضو رئيس اللجنة الفرعية
نسخة منه الى /
دار الكتب والوثائق